Datenschutzrichtlinie
1- Welche Daten erheben wir?
Für die Bereitstellung seiner Services muss Servipay Informationen zu Ihrer Person erheben und verarbeiten. Die Daten, die wir erheben, hängen vom Kontext Ihrer Interaktionen mit Servipay und Ihren Entscheidungen ab, einschließlich der Ihnen erbrachten Services.
Bitte beachten Sie, dass Sie selbst auswählen können, welche Daten wir erheben dürfen. Wenn Sie aufgefordert werden, personenbezogene Daten anzugeben, können Sie dies ablehnen. Wenn Sie sich entscheiden, die für die Erbringung der Services erforderlichen Daten nicht zur Verfügung zu stellen, kann es sein, dass wir die Leistung nicht erbringen können.
2- Kategorien von verarbeiteten Daten
Die Daten, die wir erheben und verarbeiten, können die folgenden Kategorien umfassen, sind aber nicht darauf beschränkt:
· Identifizierende Daten: Wir erheben Daten zu Ihrer Person, wie z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer und ähnliche Kontaktdaten, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Land und bevorzugte Sprache;
· Elektronische Identifikationsdaten: Wir verwenden Cookies, um Daten darüber zu erheben, wie Sie unsere Website nutzen und unsere Marketing-E-Mails abrufen. Dies kann zum Beispiel Informationen darüber beinhalten, welche Seiten der Servipay-Website Sie besucht haben, wie lange Sie dort verweilt sind oder was Sie angeklickt haben;
· Berufliche Daten: Wir erheben Daten zu Ihrer Person, wie z. B. Position, Jobtitel, Abteilung, Name der Organisation, Größe und Standort, und ob Sie im Auftrag eines Kunden handeln oder nicht;
· Finanzinformationen: Wir erheben Ihre Finanzinformationen, wie z. B. Informationen zu Finanzkonten, wenn dies notwendig ist, um eine Zahlung anzunehmen oder vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen, oder für damit verbundene Zwecke;
· Vertragliche Informationen: Jede von der betroffenen Person bereitgestellte Information, die es Servipay ermöglicht, seine vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Zusätzlich zu den oben genannten Datenkategorien garantiert Servipay, dass wir, außer in dem begrenzten Umfang, der im Rahmen der Beschäftigung und im Rahmen einer Vertragserfüllung mit einem Kunden erforderlich sein kann, keine besonderen Kategorien von Daten anfordern oder erheben (d. h. personenbezogene Daten über Straftaten/strafrechtliche Verurteilungen, Gesundheitszustand, biometrische oder genetische Daten, rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder das Sexualleben der Person).
Bitte lesen Sie auch den Abschnitt HR.
3- Wie erheben wir Ihre Daten?
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf personenbezogene Daten, d. h. Informationen, die Servipay von Ihnen und anderen Dritten erhebt und die Sie als Person eindeutig identifizieren. Servipay kann Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedene Weise erheben.
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie beim Besuch unserer Website der Verwendung verschiedener Cookie-Kategorien zustimmen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihren Computer oder andere internetfähige Geräte heruntergeladen werden, wenn Sie eine Website besuchen. Sie ermöglichen es Servipay, Informationen über die Nutzung einer Website zu erheben, um die allgemeine Benutzererfahrung zu verbessern.
Cookies können auf zwei verschiedene Arten unterteilt werden, nach „Lebensdauer“ und nach „Domain“. Es gibt zwei Arten von Cookies, die nach ihrer Lebensdauer unterteilt sind:
· Sitzungscookies, die nach dem Schließen des Browsers gelöscht werden und daher nicht auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden.
· Dauerhafte Cookies, die für eine bestimmte Zeit auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert bleiben. Sie werden nicht automatisch gelöscht. Ihr Browser sendet diese Cookies jedes Mal, wenn Sie die Website erneut besuchen, an die Website zurück, sodass diese sich an Ihre Präferenzen erinnert und die Anzeige auf dem Bildschirm personalisieren kann.
In Bezug auf die Domain wird unterschieden zwischen:
· Erstanbieter-Cookies, die von der Website, die Sie besuchen, gesetzt werden. Keine andere Website kann sie lesen.
· Drittanbieter-Cookies, die von Websites gesetzt werden, wenn sie externe Dienste nutzen, die ihre eigenen Cookies setzen.
4- Art der Datenerhebung
Wenn Sie unsere Website besuchen und der Verwendung bestimmter Cookie-Kategorien zustimmen, können bestimmte Daten an uns übermittelt werden (diese Daten hängen davon ab, welchen Cookie-Kategorien zugestimmt wurde). Jedoch werden alle übertragenen Daten anonymisiert, unabhängig davon, bei welchen Cookies Sie der Verwendung zugestimmt haben.
Personenbezogene Daten, die wir erheben, wenn Sie mit Servipay Geschäfte machen: Wir dürfen Ihre Daten erheben und verarbeiten, wenn Sie mit uns Geschäfte machen. „Personenbezogene Daten“ bezeichnet Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, die Servipay im Namen des Kunden selbst erhält. Beispiele für Kategorien dieser personenbezogenen Daten finden Sie im vorherigen Abschnitt.
Personenbezogene Daten, die wir aus anderen Quellen erhalten: Wir dürfen auch in regelmäßigen Abständen personenbezogene und nicht personenbezogene Daten zu Ihrer Person von Tochtergesellschaften, verbundenen Unternehmen, Geschäftspartnern von Servipay oder aus anderen Drittquellen erhalten, wenn diese rechtlich befugt sind, diese Informationen an uns weiterzugeben, und diese zu den Informationen hinzufügen, die wir bereits über Sie haben, wie zum Beispiel, aber nicht beschränkt auf:
· Aktualisierte Informationen zur Geschäftsadresse;
· Identifikationsdaten;
· Finanzinformationen;
· Vertragsinformationen.
Personenbezogene Daten, die wir erheben, wenn Sie sich online um eine Stelle bewerben:
Bitte konsultieren Sie den Abschnitt HR.
5- Zweck der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Damit eine Verarbeitung personenbezogener Daten mit der Datenschutzgrundverordnung (die „DSGVO“) übereinstimmt, muss vor ihrer Durchführung eine Rechtsgrundlage identifiziert werden.
Wir verwenden oder dürfen Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden (oder anderweitig zum Zeitpunkt der Erhebung beschriebenen) Zwecke gemäß der Rechtsgrundlage der DSGVO verwenden:
· Um die von Ihnen angeforderte Dienstleistung zu erbringen;
Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich.
· Um Ihnen Informationen, Zugang zu Ressourcen oder anderen Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie im Namen Ihrer Organisation von uns angefordert haben;
Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich.
· Um Ihnen Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Kundenservice zu senden (Marketing);
Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich.
· Um die Mitteilungen, die Sie an Servipay senden, zu verarbeiten und Ihre Fragen, Anfragen und Beschwerden zu beantworten;
Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
· Um unsere rechtlichen Verpflichtungen, insbesondere in Bezug auf AML/KYC/MAR, zu erfüllen;
Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
· Um den Einstellungsprozess erfolgreich abzuschließen;
Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
· Um unsere Veranstaltungen und Konferenzen mit Fotos und Videos, die auf Social Media verbreitet werden, zu bewerben;
Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.
· Um die Infrastruktur und Geschäftstätigkeiten von Servipay zu verwalten und interne Richtlinien und Verfahren einzuhalten;
Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.
· Um alle anwendbaren Regeln, Gesetze und Vorschriften, Verhaltenskodizes oder Richtlinien einzuhalten oder um bei der Durchsetzung des Gesetzes und bei Untersuchungen durch die zuständigen Behörden zu helfen.
Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
Wir können Sie per Post, Telefon, Fax, Videokonferenz, E-Mail oder anderen elektronischen Messengerdiensten kontaktieren, um Sie über besondere Veranstaltungen, neue Funktionen oder andere Informationen in Kenntnis zu setzen, die für Sie aufgrund Ihrer Interaktion mit Servipay von Interesse sein könnten. Wenn das anwendbare Recht es verlangt, wird Ihre vorherige Zustimmung eingeholt, bevor wir Ihnen Direktmarketing zusenden, und Sie können den Erhalt von Marketingnachrichten von Servipay ablehnen oder verweigern.
Servipay verkauft oder vermietet Ihre Daten in keinem Fall an Dritte.
6- Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
Servipay gibt Ihre personenbezogenen Daten weiter, wenn dies notwendig ist, um eine Dienstleistung zu erbringen, die Sie angefordert oder genehmigt haben.
Servipay kann Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Zustimmung insbesondere für die folgenden Zwecke weitergeben:
· Einstellung;
· AML/KYC (Dritte, d. h. Notare, Zahlstellen und Banken, Erwerber).
7- Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten
· Dienstleister: Wir dürfen Ihre Daten gegenüber Dritten, auf die wir als Dienstleister verweisen, nur in dem Maße offenlegen/übermitteln, wie es notwendig ist, damit diese Dienstleister Leistungen für Servipay erbringen und uns bei der Erbringung von Dienstleistungen für Sie unterstützen können. Die Politik von Servipay ist es, mit allen Dritten, denen wir personenbezogene Daten offenlegen/übermitteln, Verträge zu unterhalten, die den Zugang, die Nutzung und die Offenlegung personenbezogener Daten beschränken. Die Dienstleister müssen in der Tat unsere Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erfüllen und dürfen die personenbezogenen Daten, die sie von uns erhalten, nicht für andere Zwecke verwenden.
· Dritte: Wir dürfen Ihre Daten Dritten offenlegen/übermitteln, wie z. B. Behörden, Bankinstituten, Notaren, Zahlstellen und den professionellen Beratern und Auditoren von Servipay.
· Verbundene Unternehmen/Niederlassungen/Tochtergesellschaften: Wir dürfen Ihre Daten, wie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehen, anderen Unternehmen offenlegen/übermitteln, die sich im Besitz von Servipay befinden oder gemeinsam mit Servipay kontrolliert werden und die Ihre Daten gemäß dieser Datenschutzrichtlinie verarbeiten.
· Sicherheit und Gesetzeskonformität: Wir werden auf personenbezogene Daten zugreifen, sie übermitteln, offenlegen und speichern, um anwendbarem Recht zu entsprechen oder um Vorladungen, Gerichtsbeschlüssen oder anderen gültigen Gerichtsverfahren nachzukommen, aus Gründen der nationalen Sicherheit, zu unserer Verteidigung gegen Rechtsansprüche oder zum Schutz der Rechte und der Sicherheit von Servipay, Kunden und Mitarbeitern von Servipay oder anderen Personen. Dies kann die Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Regierungsbehörden, Gerichte und andere Organisationen beinhalten.
· Zustimmung: Wir dürfen Ihre Daten auf andere Weise und für neue Zwecke weitergeben, wenn Sie uns darum gebeten und dieser Weitergabe zugestimmt haben.
Die Empfänger können sich innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union befinden. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in ein Land außerhalb der Europäischen Union übermittelt, das kein gleichwertiges Schutzniveau bietet, außer wenn:
· Sie uns zuvor die Erlaubnis dazu erteilt haben;
· Spezifische Maßnahmen wie Standardvertragsklauseln (SCC) unterzeichnet wurden oder die betroffenen Unternehmen verbindliche Unternehmensregeln erlassen haben, die sicherstellen, dass die Bestimmungen des anwendbaren Datenschutzgesetzes eingehalten wurden.
Wenn personenbezogene Daten an verbundene Unternehmen/Niederlassungen/Tochtergesellschaften von Servipay übermittelt/offengelegt werden, basiert diese Übermittlung auf besonderen Maßnahmen, insbesondere auf den Standardklauseln der Europäischen Kommission in Bezug auf die Übermittlung von personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union.
Wenn Sie diese einsehen möchten, teilen Sie uns dies bitte mit, indem Sie uns unter den Kontaktdaten kontaktieren, die Sie im Abschnitt „WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN“ dieser Richtlinie finden.
8- Zugang zu personenbezogenen Daten
Servipay sorgt dafür, dass Sie Ihre Rechte jederzeit ausüben können. Servipay bearbeitet jede Anfrage im Rahmen seiner technischen und organisatorischen Möglichkeiten.
Diese beinhalten:
Auskunftsrecht hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: Wenn Sie die Daten, die wir zu Ihrer Person besitzen, erheben und verarbeiten, einsehen möchten, teilen Sie uns dies bitte mit, indem Sie uns unter den Kontaktdaten kontaktieren, die Sie im Abschnitt „WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN“ dieser Richtlinie finden.
Recht auf Berichtigung: Sollten die Daten, die wir zu Ihrer Person besitzen, erheben und verarbeiten, unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie das Recht, diese Daten jederzeit zu aktualisieren, indem Sie uns unter den Kontaktdaten kontaktieren, die Sie im Abschnitt „WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN“ dieser Richtlinie finden.
Recht auf Löschung: Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt entscheiden, dass Sie nicht möchten, dass wir die personenbezogenen Daten, die wir zu Ihrer Person erhoben haben, speichern, können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten löschen, indem Sie uns unter den Kontaktdaten kontaktieren, die Sie im Abschnitt „WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN“ dieser Richtlinie finden. Wir ergreifen dann angemessene Maßnahmen, um Ihre Anfrage in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu bearbeiten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Wenn Sie von diesem Recht Gebrauch machen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter den Kontaktdaten, die Sie im Abschnitt „WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN“ dieser Richtlinie finden. Sie erhalten nur dann das Recht, die Verarbeitung einzuschränken, wenn dies mit den geltenden Gesetzen vereinbar ist.
Widerspruchsrecht: Wenn Sie von diesem Recht Gebrauch machen möchten, kontaktieren Sie uns unter den Kontaktdaten, die Sie im Abschnitt „WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN“ dieser Richtlinie finden. Wir werden Ihren Widerspruch prüfen und ihm entsprechen, es sei denn, wir haben einen zwingenden legitimen Grund, wie er nach anwendbarem Recht zulässig ist.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können das Recht haben, Ihre personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, und zwar nur dann, wenn Sie uns dazu aufgefordert haben, wenn Sie einer solchen Weitergabe zugestimmt haben und wenn dies technisch möglich ist. Wenn Sie von diesem Recht Gebrauch machen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter den Kontaktdaten, die Sie im Abschnitt „WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN“ dieser Richtlinie finden.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz (Commission nationale pour la Protection des Données, „CNPD“) einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten nicht DSGVO-konform verarbeitet werden.
Bitte beachten Sie, dass diese Rechte nicht immer uneingeschränkt sind und dass es Situationen geben kann, in denen Servipay aus technischen oder rechtlichen Gründen möglicherweise nicht in der Lage ist, Ihre Anfrage zu bearbeiten.
9- Wie schützen wir Ihre Daten?
Servipay erkennt Ihr Vertrauen an und verpflichtet sich, die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, zu schützen.
Servipay legt besonderen Wert auf die Arbeitsethik beim Homeoffice. Wir vermeiden es, Papierkopien mit nach Hause zu nehmen, und verlangen von unseren Mitarbeitern, dass alle Aufgaben, die die Verwendung von Papierkopien erfordern, im Büro erledigt werden.
Wir unterhalten angemessene organisatorische, physische und technische Sicherheitsmaßnahmen (einschließlich in Bezug auf Personal, Anlagen, Hardware und Software, Speicherung und Netzwerke, Zugangskontrollen, Überwachung und Protokollierung, Erkennung von Schwachstellen und Verletzungen, Reaktion auf Vorfälle, Verschlüsselung personenbezogener Daten), um uns gegen unbefugten oder zufälligen Zugriff, Verlust, Änderung, Offenlegung oder Zerstörung personenbezogener Daten zu schützen.
10- Mitteilung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
Servipay informiert seinen Kunden schnellstmöglich über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten durch Servipay, seine Subunternehmer oder andere Dritte, die im Auftrag von Servipay handeln, nur wenn die Verletzung personenbezogener Daten wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten des Kunden mit sich bringt.
11- Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Servipay speichert Ihre personenbezogenen Daten nur:
· Solange es für den Zweck oder die Zwecke, für die sie bestimmt sind, erforderlich ist;
· Für die Erfüllung oder Umsetzung einer vertraglichen Verpflichtung mit Ihnen oder der Organisation, die Sie vertreten, und daher für legitime gewerbliche Zwecke;
· Solange das Gesetz dies verlangt oder erlaubt.
12- Was wir von Ihnen erwarten
Wir erwarten von Ihnen, dass Sie uns schnellstmöglich schriftlich über jede Änderung der Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, informieren, damit wir diese aktuell halten können.
Wenn Sie uns persönliche Informationen zur Verfügung stellen, die sich nicht auf Sie beziehen (z. B. Informationen über Ihre jeweiligen Vertreter, Mitarbeiter und Angestellte, wirtschaftliche Eigentümer, Aktionäre usw. oder über Dritte), müssen Sie diese zuerst darüber informieren und sicherstellen, dass diese anerkennen, dass wir diese Informationen wie in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben verwenden dürfen. Sie müssen ihnen insbesondere Informationen über ihre Rechte als betroffene Personen zur Verfügung stellen. Wir gehen davon aus, dass diese Dritten über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die wir durchführen dürfen, und deren Offenlegung gegenüber Dritten und Ländern, wie hierin beschrieben, informiert wurden, und dass Sie, soweit erforderlich, diese Daten mit vorheriger schriftlicher Genehmigung erhalten haben.
13- Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit zu ändern, um Änderungen des Gesetzes, unserer Datenerhebung und der angewendeten Praktiken widerzuspiegeln, und um sicherzustellen, dass sie korrekt, vollständig und aktuell ist*. Es wird Ihnen empfohlen, diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit zu überprüfen.
*Letzte Aktualisierung am 29.03.2024
14 - Wie können Sie uns kontaktieren?
Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich unserer Nutzung Ihrer Daten oder unserer Datenschutzrichtlinie haben, können Sie uns per E-Mail unter dpo@servipay.eu kontaktieren oder uns an folgende Adresse schreiben:
Servipay
Zu Händen des Datenschutzbeauftragten
4, rue de Luxembourg
L-3360 Leudelingen
15- HR und Bewerbungen
Personenbezogene Daten, die wir erheben, wenn Sie sich online um eine Stelle bewerben: Sie können durch die Nutzung unserer Website personenbezogene Daten übermitteln, um für eine Stelle bei Servipay in Betracht gezogen zu werden. Zu diesen Daten gehören unter anderem Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Berufserfahrung, Ihre Ausbildung, Ihre beruflichen Fähigkeiten und andere Informationen, die in Ihrem Lebenslauf und/oder Ihrem Bewerbungsschreiben enthalten sind. Servipay verwendet diese Daten ausschließlich zur Prüfung Ihrer Bewerbung für eine Stelle, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Erstellung der damit verbundenen Korrespondenz, einschließlich Angeboten und Arbeitsverträgen. Diese Daten können, vorbehaltlich der geltenden lokalen Gesetze, auch zur Durchführung von Hintergrundprüfungen verwendet werden, die für Compliance-Zwecke und andere Zwecke im Zusammenhang mit der Beschäftigung erforderlich sind (einschließlich der Bewertung Ihres Profils im Hinblick auf den Abschluss eines potenziellen Arbeitsvertrags, soweit dies nach den geltenden Gesetzen und Vorschriften zulässig ist). Schließlich speichert Servipay diese Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und aller Fragen, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Bewerbung auftreten können, erforderlich ist.
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